En bra början är att fråga sig varför
Har du nån gång reflekterat över att 250 personer på konferens en heldag förbrukar lika mycket arbetstimmar som en anställd gör under ett helt år? Nämn sen det företag som skulle anställa en person på heltid i ett år utan att vara klar över vad dennes arbete ska leda till? Förhoppningsvis kommer du inte på någon.
Dock är det sällan så när det gäller konferenser. Varje dag bjuds det nämligen in till möten och event som saknar svar på varför de arrangeras och vad de ska leda till. Kanske det är en del av svaret på varför det varje år hålls dåliga möten som kostar svenska arbetsgivare över hundra miljarder.
En som pratar mycket om ”varför” och vikten av att alltid ha ett svar på det är Simon Sinek. Kolla gärna in något av hans TED Talk om du inte redan gjort det. Eller se det igen.
Där tar han upp Apple som exempel. En datortillverkare som uppfattas mycket mer innovativa än konkurrenterna. När andra säger att ”vi gör utmärkta datorer” (vad) i sin reklam så säger Apple i stället att ”allt vi gör, det gör vi för att utmana status quo – genom att göra våra produkter vackert designade, enkla att använda och användarvänliga” (varför). Känner du skillnaden?
Ordet ”varför” gör också skillnaden mellan TED Talks och andra presentationer. När vi coachar talare till event hjälper vi dem att hitta svaret på varför de gör det de gör och inte bara berätta vad de gör. Oftast finns det en mycket intressant historia om varför en person söker svaret på cancerns gåta, bestämde sig för att bli psykolog eller något annat.
När det kommer till möten lyder den gyllene regeln att Varför och för Vem ger dig Vad, Var och När. Det första steget är alltså alltid att definiera syftet. Det ska ge svaret på varför du och andra ska lägga tid, pengar och energi på just det här mötet eller den här konferensen.
SMART mötesplanering
Syftet är också första steget i SMART mötesplanering. Genom att använda SMART innan du börjar planera ett möte, eller som övning i inledningen av ett, säkerställer du att fler dåliga möten blir bra, uppnår målen och kan följas upp. Så här går det till.
Syfte
Börja med att definiera varför ett möte eller event ska ske, gärna inklusive svaret på varför deltagarna ska lägga tid och kanske pengar på det.
Mål & målgrupp
Beskriv sedan vad mötet ska leda till. För mindre möten kan det räcka med en mening och för större kanske fler, t ex svar på vad deltagarna ska veta, känna och göra efter mötet. Om du inte är klar över det behöver du också definiera målgruppen för mötet.
Agenda
Utgå sedan från syfte, målgrupp och mål och skapa en agenda. Den ska till största del innehålla aktiviteter och medverkande som du tror kan bidra till att mötets syfte och mål uppnås.
Roller
Utse sedan roller. Vem ska leda mötet och hur behöver denne förberedas? Behövs någon som håller koll på tiden, tar anteckningar, gör presentationer? Glöm inte mötets deltagare och att beskriva vilka förväntningar du har på dem.
Tid
15 minuter är den nya timmen och lagom tid för en presentation eller gruppdiskussion. Längden på ett (icke obligatoriskt) möte avgör också hur många som kommer. Ett heldagsmöte är t ex dubbelt så dyrt i tid som ett halvdagsmöte och därför dubbelt så svårt att locka deltagare till.
När det gäller vardagsmöten är rådet att ifrågasätta ”entimmes-normen”. Börja fråga hur lång tid ni behöver, föreslå 20 minuter, kör korta avstämningsmöten stående eller testa walk & talk. Du kommer snart att märka hur mycket man hinner avhandla på bara en kvart när man är förberedd och fokuserad.
Men börja som sagt alltid med att bli överens om varför ni möts.
Text: Jörgen Dyssvold