Coronas bokningskarusell
Ombokningar och avbokningar, det är en stor del av vår vardag i mötesbranschen. Känns som en karusell ibland, dock inte lika roligt.
Så fort det kommer nya direktiv från regeringen och Folkhälsomyndigheten märker vi av det i mötesbranschen. De senaste veckorna har inneburit en bergodalbana av ombokningar, nybokningar och till en viss del – avbokningar. Det som är glädjande den här vintern, om vi jämför med förra året, är att företagen har en mycket mer positiv framtidssyn och bokar nya möten och konferenser. Den långa tiden med digitala möten har gjort att de insett värdet av att mötas fysiskt.
Både mötesbokare och mötesanläggningar är förlorare i Corona-karusellen och det har främst med avbokningar att göra. Mötesanläggningarna har förståelse för om kunden behöver avboka tätt inpå, men har samtidigt sina kostnader för personal, lokaler och mat. Den vågskålen väger oftast inte jämnt. Hotellrum och mötesrum är en färskvara, vi kan inte sälja dagens rum imorgon.
Många som inte har kunskapen och erfarenheten om mötesbranschen är dåligt insatta i vad som gäller och har liten förståelse för att de måste betala när de minskar ned det tänkta programmet med måltider, övernattningar eller mötesrum, när deltagare måste lämna återbud, eller som nu under pandemin, när det är fler deltagare än vanligt som måste stanna hemma för att hen eller hens familj är sjuka.
Det är alltid tråkigt, både för beställaren och mötesanläggningen, när ett arrangemang måste avbokas nära inpå det planerat datumet. Avbokningsvillkoren med dess tidsgränser är satta med hänsyn till att mötesanläggningen har ”blockat” den bokade kapaciteten, schemalagt personal mm. för att leva upp till bokningsavtalet. Att med kort varsel sälja kapaciteten till annan kund är sällan möjligt, och inte heller att ändra schemat för personalen.
När man bokar en flygresa eller en charterresa betalas det i förväg vilket gör att beställaren har större förståelse för att hen inte får tillbaka pengarna vid sen avbokning. Skulle mötesbranschen bli bättre på att ta förskott från beställarna kanske förståelsen också skulle öka.
Bokningsvillkoren bestämmer mötesanläggningen själv och ska kommunicera dessa i bekräftelsen av bokningen.
De allra flesta företagen i mötesbranschen följer branschorganisationen Visitas rekommendationer när det gäller bokningsvillkor. Numera rekommenderas inga procentsatser från Visitas håll, men många mötesanläggningar använder samma ändå.
På väldigt många mötesanläggningar gäller följande:
- Fri avbeställning fram till fyra veckor innan ankomst.
- Vid avbeställning senare än 4 veckor innan ankomst debiteras 50% av avbokningens värde.
- Vid avbeställning senare än 2 veckor innan ankomst debiteras 75% av avbokningens värde.
- Vid avbeställning senare än 1 vecka innan ankomst debiteras 100% av avbokningens värde.
I samband med större bokningar kan gränsen för fri avbokning vara ett halvår och i vissa fall ännu längre.
Behöver ni avboka enstaka deltagare eller enstaka delar av konferensen fungerar det ofta så att ni får avboka 10% av beställningen utan kostnad, fram till fem arbetsdagar innan ankomst. Justering senare än så debiteras med 100%.
Tips till dig som bokar:
- Läs igenom vilka bokningsvillkor som gäller för din bokning.
- Tänk noga igenom om ni tror att ni kommer att bli så många som ni planerat för.
- Kom ihåg sista dag för fri avbokning, det underlättar mycket.
Pandemin har tvingat mötesanläggningar att rucka lite på bokningsvillkoren men det är ingen hållbar lösning. Det krävs en ökad förståelse för problematiken att inte kunna sälja produkten en annan dag.
Elin Moritz har över 20 års erfarenhet från mötesbranschen och driver mötesnätverket och bokningsförmedlingen Skånska Möten