Är du en konferensstatist eller är du en mötesdeltagare?

2019-03-11 « Tillbaka

För den som går på många möten blir deltagandet en fråga om tid och investering. Hur investerar du din mötestid, med anteckningsblocket i högsta hugg eller med telefonen som bästa vän?

Text Jörgen Dyssvold

Möten är som att dansa och det krävs minst två för en tango. Trots det pratar vi sällan om vilken roll mötetsdeltagare har för både upplevelsen och resultaten av våra möten. Om man googlar på hur många som skriver att de ”är” eller ”går på” respektive ”deltar” i en konferens. Då visar resultatet att bara var femte ser sig som deltagare och de övriga bara närvarande, en slags konferensstatister.

Engagemanget hänger på antalet
När vi är två eller kanske fem som träffas känner vi alla ett gemensamt ansvar för mötet. Men det finns också en gräns där deltagarna blir så många att vi formellt eller omedvetet intar mer av aktiva respektive passiva roller.
Det är exempelvis inte socialt accepterat att under ett möte mellan två personer plocka upp telefonen, kolla Facebook eller jobba med annat. Men vid större möten idag är det idag ingen ovanlig syn.

Framåt- eller bakåtlutat arbete
Man brukar dela in arbete i framåt- respektive bakåtlutat eller ”hands on” och ”hands off”. Den senaste forskningen har visat att vi blir smartare när vi tänker med händerna, alltså framåtlutat och ”hands on”.

Både lärande och kreativt arbete gynnas av detta. Innan de bärbara datorerna och smarta telefonerna så bidrog anteckningsbok och analog kalender till att man vid
möten intog en mer framåtlutad kroppshållning med händerna aktiva.
Men det vanliga vid större möten idag är att man intar en bakåtlutad hållning och möten har för många blivit underhållning.

Tidigare tänkte vi nog att vi behövde skriva ned allt vi behövde minnas, medan vi idag kan googla fram det närhelst vi behöver.

Kort sammanfattat behöver vi för att bli goda mötesdeltagare vara mer framåtlutade med händerna aktiva, utan telefoner och annat som distraherar och helst utan förväntningar på att mötet ska vara ren underhållning.

Så blir du en aktiv mötesdeltagare

1. Landa och jorda dig
Ofta kommer vi till möten med andan i halsen och tankarna ’all over the place’. Ett första steg är att landa och jorda dig i mötet.

Se dig omkring, dra några djupa andetag, sök ögonkontakt med övriga deltagare och fyra av ett leende. Du kommer att både se och uppleva hur du och andra får ett nytt lugn och mer positiv energi i kroppen.

2. Se till att du förstår sammanhanget
En god mötesledare har redan i kallelsen berättat vad syftet med mötet är, eller berättar det i början. Men, många gånger inleds mötet utan att deltagarna är klara över varför det arrangerats och vad det ska leda till.

I en sådan situation kan du ta ansvar över både din egen och andras tid. Räck upp handen, be om ordet och fråga mötesledaren om syftet. Det kan exempelvis formuleras som att ”förlåt, men jag är nog dåligt påläst och har inte full koll på varför vi har det här mötet och vad det ska leda till. Kan inte du dra det kort bara innan vi börjar?”.

3. Lägg bort telefonen
Sociala medier och annat pockar ständigt på vår uppmärksamhet, också vid möten. Anledningen är att de boostar vår dopaminproduktion och våra hjärnor fullkomligt älskar dopamin.

Kolla upp när nästa paus är och bestäm att det också blir nästa tillfälle du kollar telefonen. Ställ den i ljudlöst läge men lägg också bort den, utom både syn- och kännhåll.

4. Bekräfta den som framträder
Leenden, gäspningar och annat smittar. Det beror på att vi har spegelneuroner, en slags nervceller som gör att vi kan dela upplevelser av en handling trots att bara en av oss utför den.

Det här gör att du kan hjälpa den som just nu pratar eller framträder. Sök ögonkontakt, le, nicka, ta anteckningar och visa att du är intresserad och road av det som sägs.

5. Anteckna, helst för hand
Hjärnforskning visar att vi minns mer när vi antecknar, särskilt för hand. Forskarna tror att handens rörelser bidrar till att programmera in kunskap i hjärnans långtidsminne.

Se till att alltid ha papper och penna till hands under möten och använd dem.

6. Bryt in om mötet går på tomgång
Vi går ofta på möten som saknar aktiv ledning och där deltagare med stort bekräftelsebehov tillåts prata mycket och länge. Ofta om sådant som mötet inte ens ska handla om. De som tvingas lyssna håller under tiden på att gå sönder av frustration.

Att som mötesdeltagare då bryta in kan göra dig till mötets hjälte. Hänvisa till tiden eller agendan och att ni kanske behöver komma till ett beslut eller gå vidare om ni ska hinna med allt.