Ta ledarskap över mötet
Dikeskörningar, tomgång och ekorrhjul är vanliga problem som ger ineffektiva möten. Dålig ledning är en av de tre vanligaste orsakerna till slösmöten som kostar arbetsgivare 150 000 kronor per anställd och år. Mötescoachen Jörgen Dyssvold ger här sina bästa tips på hur du leder möten på ett mer effektivt sätt.
Undersökningar visar att många svenska chefer känner stor osäkerhet kring hur man leder möten på ett effektivt sätt. Det är alarmerande med tanke på att dåliga möten kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året.
Om man frågar de som går på möten varför de upplever vartannat möte som dåligt får man oftast tre svar. Det första handlar om att både de som håller i möten och deltagarna kommer oförberedda. De andra om att många som går på möten kanske inte borde delta, då de egentligen inte har intresse av eller berörs av det som mötet handlar om.
Det tredje svar som kommer upp är att möten man deltar i är dåligt ledda. Många gånger är det oklart vem som leder mötet. Det saknas någon som fördelar ordet, avbryter när det behövs, håller koll på tiden och framför allt ser till att mötet handlar om det som som var meningen när man kallade till möte.
Det positiva är att det går att bota alla tre av dessa symptom. Här lägger vi fokus på mötesledarskap. Den som bara bestämmer sig för det kan genom att följa ett antal enkla principer bli proffs på att leda möten. Här är några tips som är både enkla och konkreta.
Innan du bjuder in?
Ett möte ska för att bli effektivt alltid ha syfte, ägare och agenda. Ta som regel och inför gärna som policy att det ska finnas åtminstone ägare och ett klart syfte innan man bjuder in till ett möte och gör anspråk på andra människors tid.
Syfte och agenda.
Öva in mantrat att ”The Why and the Who gives the When, Where and What” (för vem och varför ger när, var och hur). Tydliggör varför ni ska träffas och vad det ska leda till. Skriv sedan ner några punkter som ska diskuteras. Var realistisk och se till att det finns lagom många frågor på agendan i förhållande till tiden.
Vem leder mötet?
Förutom en ägare, alltså den som bjuder in, behöver varje möte ha en ledare. Ägare och ledare kan vara olika personer, även om det vanligaste är att den som bjuder in till mötet också leder det. Många gånger kan det vara bättre att någon annan än chefen leder mötet. Dels deltar alla, chefen inklusive, då på lika villkor och dels kan någon annan än chefen ha mer tid att förbereda både mötet, underlag och deltagarna.
Vilka behöver och vilka får delta?
Att dela in i A och B grupper kan upplevas en smula politiskt inkorrekt, men är nödvändigt när det kommer till möten. Var tydlig med vilka du behöver se som deltagare i mötet och vilka som får komma om de har tid och lust.
Våga också stå för att några behöver ta en mer aktiv roll än de andra. Att alla får lika mycket tid och uppmärksamhet kan upplevas som rättvist men är inte särskilt effektivt.
Hur lång tid behövs?
En av de största bristerna när det kommer till möten är att vi aldrig diskuterar hur långa de behöver vara. Alla bokar därför slentrianmässigt en timme. Inför rutinen att alltid fråga hur lång tid ni behöver. Våga också prova sju- eller femtonminutersmöten. När man har fokus, alla kommer i tid, man har förberett genom att skicka ut underlag med beslutsförslag och går direkt på frågan hinner man avhandla förvånansvärt mycket på bara sju minuter.
Hur disponeras tiden?
Börja alltid mötet med att bekräfta hur lång tid ni har och vad ni ska uppnå under den tiden. Ge utrymme för uppvärmningssnack bara om det behövs. Se också till att spara de sista fem till tio minutrarna till att sammanfatta och enas om nästa steg.
Håll mötet på banan.
Tomgång, ekorrhjul och dikeskörningar är vanliga vid möten. De första två handlar om att gruppen fastnar i ändlösa diskussioner utan ledning och mål. Dikeskörningar handlar om att någon tar upp och börjar diskutera en fråga som mötet inte ska handla om. Ge utrymme för diskussion, fördela ordet, hänvisa vid behov till vad som står på agendan, sammanfatta efter en stund diskussionen med de alternativa förslag till beslut du uppfattar och låt gruppen rösta för att enas om ett majoritetsbeslut.
Summera emellanåt och på slutet.
Om det är ett längre möte kan det vara klokt att göra stopp då och då för att sammanfatta vad som tagits upp till exempel senaste timmen och vad ni kommit överens om. Skriv gärna upp dem som punkter på en tavla eller blädderblock. Vid kortare möten kan det räcka med att göra en summering på slutet.
Följ upp efteråt.
Kanske den viktigaste detaljen men tyvärr den som oftast brister. Skicka direkt efter mötet ut en kort och konkret summering av vad ni kom överens om, vem som ska göra vad och när. Gör också en uppföljning efter någon vecka, senast några dagar före nästa möte om det är samma grupp som ska ses igen. Be gärna alla att rapportera tillbaka med några meningar om hur det gått med deras punkter och påminn om att du finns där till hjälp om det behövs.
Jörgen Dyssvold är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se