Krönika: Elin Moritz

2023 var ett turbulent år i mötesbranschen.
Då tänker jag faktiskt inte på inflation, krig, nedskärningar och annat som oroar i dessa tider. Det jag tänker på är det som händer bland stora upphandlingar i mötesbranschen.

Tidigare var det ett par stora drakar som vann i princip alla stora upphandlingar men under det senaste året har detta ändrats. Nya bokningsbolag har tagit sig in på marknaden och vunnit några stora prestigefyllda avtal och detta har gjort att det har rörts om i konferensgrytan. Det är alltid bra tycker jag – förutsatt att det görs på ett etiskt och rätt sätt. Det som är mindre bra är att vissa upphandlingar har fått göras om eller har överklagats i flera instanser vilket har gjort att det blir väldigt rörigt för den upphandlande parten och för mötesanläggningarna. Hur ska man boka under tiden, vilka regler ska vi förhålla oss till och vem gör vad? Det är några av frågorna som dyker upp för dessa parter.

Vi på Skånska Möten deltar sällan i stora upphandlingar då de sällan är anpassade för mindre bolag. Det är ibland orimliga krav vilket gör att det bara är 2-3 stora aktörer som kan delta i upphandlingarna, vilket är synd för då kanske det inte alltid är rätt aktör som vinner utan den med bäst pris. Billig är inte detsamma som att vara bäst, eller hur?!

Efter att ha vuxit upp med en mamma som jobbat med otaliga upphandlingar inom en annan bransch – tandvård, har jag ofta fått höra hennes synvinklar och svårigheter att göra en riktigt bra upphandling.
Vi i konferensbranschen utmanas av att de som bokar inte har så stor kunskap av det, men det gör också att vi får vässa våra kunskaper för att hjälpa kunden på bästa sätt. När denna okunskap mynnar ut i bristfälliga upphandlingar då blir det mycket allvarligare. Men det finns ju professionella företag man kan ta hjälp av och det går ju även bra att tillsätta en referensgrupp med deltagare från konferensbranschen. På så sätt kan man undvika att ramla i fällorna som finns.

Jag har all respekt för att upphandlingar är svåra att skapa, de ska fungera och vara bra för så många parter. Därför måste uppgiften tas på största allvar. Det blir inte bra för någon om upphandlingen måste göras om eller om den överklagas i flera instanser så att det hela tar många månader. Det är inte heller bra om den vinnande aktören inte har den kunskapen som efterfrågats men har dolt det bra, eller om aktören tar ut orimliga provisioner av mötesanläggningen. Det skadar både branschen och den upphandlande enheten i slutändan.

Jag hoppas på mer professionella upphandlingar framöver och där man kan se till andra värden än bara bäst pris.